Le programme d'inscription sera intégré au calendrier académique. Chaque étudiant est invité à s’inscrire personnellement aux jour et heure fixés pour chaque semestre. Une période d’inscription d’une semaine sera prévue avant le début du semestre. Toutefois, les inscriptions organisées pendant les cours intensifs se dérouleront sur deux jours. Des frais de retard seront appliqués en cas d’inscription après la date limite. Aucune inscription ne sera autorisée deux semaines après le début du semestre ou trois jours après le commencement des cours intensifs.

Avant la fin du semestre en cours, le Secrétaire académique annoncera la date et l'heure de la préinscription aux cours. Cette démarche est obligatoire et indispensable, car elle permettra de préparer les six prochains mois, notamment en termes de prévision des besoins en enseignants et d'autres ressources nécessaires.

Les étudiants sont tenus d'assister à tous les cours dispensés. En cas d'absence justifiée par des motifs valables, ils doivent obligatoirement remplir des fiches d'absence. Cependant, tout étudiant cumulant 25% d'absences sur la durée totale de la session se verra refuser l'accès à l'évaluation du cours. Pour toute autre situation exceptionnelle nécessitant une absence, une demande écrite devra être adressée au Recteur de l'Université Espoir d'Afrique (UEA).

Les étudiants peuvent retirer un cours durant la première semaine du semestre ou dans les deux premiers jours des cours intensifs. Des frais administratifs seront appliqués pour tout retrait effectué pendant la deuxième semaine du semestre ou à partir du troisième jour des cours intensifs. Aucune modification ne sera autorisée après la deuxième semaine du semestre ou après le troisième jour des cours intensifs. Si nécessaire, le remplacement ou l'ajout d'un cours nécessite l'approbation écrite du chef de département et du Secrétariat académique.

En cas d'urgence personnelle nécessitant l'abandon d'un ou plusieurs cours après la date limite de dépôt des cours, l'étudiant(e) peut effectuer un retrait à condition que le quart (25%) du programme du cours ne soit pas encore achevé. La démarche s'effectue par une lettre motivée adressée au Secrétariat académique de l'UEA, avec copie aux enseignants concernés et au chef de département. Ce retrait sera mentionné sur le relevé de notes avec la mention : « WS » (Retrait avec succès) si l'étudiant avait validé le cours au moment du retrait, « WF » (Retrait avec échec) dans le cas contraire.

À noter : Des frais supplémentaires seront appliqués pour cette modification.

Passé les deux tiers (2/3) de la durée du cours, aucun retrait n'est autorisé sauf en cas de force majeure dûment justifiée (maladie grave, etc.). L'étudiant(e) concerné(e) doit alors obtenir l'approbation écrite de sa faculté avant toute procédure.

Sur recommandation d'un enseignant, le secrétariat académique peut exiger d'un étudiant qu'il se retire d'un cours lorsqu'il est établi que l'étudiant concerné n'a pas assisté ou a cessé d'assister aux cours, ou n'a pas remis un travail requis pour le cours.

La recommandation est transmise par écrit au secrétariat académique. Par la suite, l'étudiant sera informé par le secrétaire académique, qui est habilité à décider de la radiation ou non de l'étudiant. Si cette décision administrative est prise pendant la première semaine d'un semestre régulier ou durant les deux premiers jours d'un cours intensif, l'étudiant ne portera aucune note. De la deuxième semaine à la septième semaine, la mention « W » (pour Retrait) sera inscrite sur son relevé de notes. Après la septième semaine, la lettre « F » (pour Échec) figurera sur le bulletin de l'étudiant.